Llevo unos días revisando y organizando algunos de los repositorios de datos de los servidores y tengo la misma sensación que cuando entro al dormitorio de mi hija adolescente, caos y desorden, como si la mismísima batalla del Abismo de Helm hubiera tenido lugar en ese cuarto. (Foto 1)
Y es que la gestión documental es un gran problema, casi siempre crónico, tanto en personas como en departamentos, y algo tan cotidiano que todo el mundo ha sufrido o sufre en alguna medida. No es mi intención inundar esta exposición con justificaciones técnicas, o conceptos más complejos que rimas de Zasco Master, pero si os diré que para este problema, en estos momentos donde la seguridad es uno de los parámetros con +hype de todas las empresas, una organización “poco optima” de nuestro sistema de ficheros puede suponer peligros potenciales en cuanto a la seguridad de la información, ya que la forma en la que se organiza la información implica la definición de perfiles y permisos de acceso, que al final quedan tan desorganizados como las propias estructuras de carpeta, y donde los más probable… es que los planos «TOP Secret» del último prototipo terminarán en la carpeta con menos seguridad de todo el servidor.
Y sí, es cierto que las organizaciones buscan soluciones, implantan el ultimo producto del mercado, aplican estándares de organización propios, pero os haré un “Spolier”, la solución perfecta no existe. Aunque bueno, como usuarios finales siempre algo podemos hacer.
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- Estructuración coherente: Una falta de estructura coherente puede provocar un escenario de pérdida de eficacia, tiempo, competitividad o dinero, al no poder dar respuestas rápidas a requerimientos, o a basar nuestra gestión documental en ficheros que muchas veces no son las últimas versiones, o a tener que volver a producir contenidos que ya estaban hechos.
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- Evitar los discos locales: No deberías guardar documentos en los discos locales de ordenadores o dentro de mensajes de email. ¿Sabías que no tienen copia de seguridad? Además, no podrás compartirlos con otros usuarios, aunque abras un ticket con Service-Now.
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- Carpetas comunes: Evitar el abuso de estas carpetas genéricas donde todo tiene cabida. En muchos casos están disponibles a todos los usuarios. ¿Sabías que algunas de estar carpetas comunes pueden ser borradas por el sistema en automático? No deberías dejar nunca ninguna información crítica en ComunBasurero.
En definitiva, la moraleja que os dejo… es que es una realidad que cada vez se necesita administrar mayor volumen de información y sobre esta, gestionar distintos niveles de seguridad, y encontrar el equilibrio debe ser factible, y requiere de una continuidad y de cultura organizativa, por parte de todoslos elementos de la compañía, incluido los usuarios finales, y como en el caso de la habitación desastre con el que comencé este artículo, el ideal sería entre todos, conseguir el escenario de la foto 2.
P.D: Procedo a enviar este peñazo de articulo a mi hija adolescente a ver si se da por aludida 🙂